Software op maat
Electronische aanvraag teruggave buitenlandse BTW
Sinds 2010 dienen bedrijven uit de Europese Unie die in een ander EU-land kosten maken de BTW over deze kosten electronisch terug te vragen. Onze klant pakte deze gelegenheid aan om het hele proces van invoer tot teruggave te digitaliseren.
Projectomschrijving
Het doel van dit project was om het aanvraagproces zoveel mogelijk te automatiseren, waarbij de menselijke inbreng voornamelijk bestaat uit het controleren en eventueel aanpassen van de door de computer verwerkte gegevens. Het project bestaat hierdoor uit de volgende vieronderdelen: facturen digitaliseren, gegevens controleren, aanvragen versturen naar de belastingdienst en terugkoppeling van de belastingdienst verwerken.
Facturen digitaliseren
Voor het automatisch verwerken van de facturen hebben wij samengewerkt met een bedrijf gespecialiseerd in software voor digitale archivering en tekstherkenning. Via deze software zijn wij in staat geweest om van meer dan 90% van de veel voorkomende facturen automatisch de bedragen en omschrijvingen in te lezen.
Controle
Nadat de facturen zijn ingelezen sorteert onze applicatie de gegevens op land en periode, zodat deze meteen klaarstaan om te verzenden. Voordat dit gebeurt worden de gegevens gecontroleerd door gekwalificeerde mensen. Om deze controle zo snel en eenvoudig mogelijk te maken werken deze mensen met twee monitoren, waardoor er op een scherm de aanvraag staat en op het tweede scherm door alle betreffende facturen kan worden gebladerd.
Aanvraag versturen
EigenSteil was als eerste in Nederland technisch in staat om aanvragen te versturen naar de belastingdienst. Hierbij is er veel onderlinge communicatie geweestom de gegevensuitwisseling zo soepel mogelijk te laten lopen. Afgeronde aanvragen worden op de achtergrond verstuurd, zodat de werknemers meteen verder kunnen werken aan de volgende aanvraag.
Terugkoppeling belastingdienst
Het kan tot 24 uur duren voordat bekend is of een aanvraag wordt geaccepteerd. Om de gebruikers goed op de hoogte te houden van de status, worden de berichten van de belastingdienst automatisch verwerkt. De gebruikers krijgen automatisch een seintje wanneer een aanvraag is afgekeurd, zodat deze kan worden aangepast en opnieuw verstuurd.
Conclusie
Onze klant is na dit project in staat om met minder handmatig werk sneller en nauwkeuriger aanvragen te doen voor het terugvragen van de BTW in het buitenland. Hierdoor kunnen de teruggevraagde bedragen sneller worden ontvangen dan in het verleden het geval is geweest.